Avec l’essor du e-commerce et la multiplication des annuaires en ligne, il est plus facile de se fournir auprès d’usines chinoises. Cependant, malgré les améliorations apportées aux sites internet, des risques demeurent, sans compter la communication, généralement en anglais et chinois uniquement, ainsi que l’absence de nombreuses enseignes de ces annuaires. Le recours aux services d’une agence de sourcing en Chine est recommandé pour faire fabriquer ses produits localement en toute sécurité.
Les rôles multiples et essentiels d’un bureau de sourcing
La sécurité est le principal avantage d’une telle collaboration pour les acheteurs non-sinophones. En effet, le fonctionnement de grandes plateformes comme Alibaba, la recherche et l’analyse des résultats affichés peuvent être complexes pour les non-initiés. Par ailleurs, il existe des entreprises fictives qui proposent des prix très attractifs et disparaissent lorsque les clients étrangers ont réglé leur commande.
C’est à ce stade que le recours à une agence de sourcing est indispensable. En effet, au moment de chercher des fournisseurs en Chine, elle s’assure de vérifier leur existence. Elle peut se déplacer pour discuter en face à face avec les responsables et négocier les contrats au nom de l’acheteur étranger si ce dernier n’a pas la possibilité de faire le voyage. En outre, elle est en mesure de guider son client et l’assister dans ses démarches.
La qualité constitue un autre aspect essentiel requérant l’intervention d’un partenaire local. En effet, les certificats ISO 9001 présentés par certains fournisseurs ne sont pas toujours authentiques. Il est donc recommandé de contrôler auprès des autorités et demander un audit indépendant à un organisme reconnu.
La société de sourcing s’assure que les usines en charge de la production des articles comprennent tous les points (notamment techniques) du cahier des charges établi par le client, ainsi que les normes en vigueur en France et en Europe. Comme il n’est pas rare que les fournisseurs s’adressent à des sous-traitants moins scrupuleux sur la qualité, et surtout pour des commandes récurrentes, des inspections fréquentes s’imposent.
Le partenaire chinois doit ainsi :
- réclamer des échantillons puis demander l’aval de l’acheteur,
- exercer une surveillance étroite et veiller au respect des processus tout au long du cycle de production,
- envoyer des rapports qualités accompagnés de photos.
Trouver une agence de sourcing sérieuse en Chine
Une société de sourcing doit être légalement enregistrée dans son pays et disposer de documents officiels qui l’attestent. La consultation des clients mentionnés comme références, même via un petit mail, permet de se renseigner concernant son expérience et son professionnalisme. Il est aussi essentiel de vérifier sa connaissance des standards de qualité. La présence d’employés étrangers constitue donc un atout, tandis que les locaux maîtrisent l’aspect culturel et la communication.
Elle doit pouvoir proposer des alternatives, et non se contenter des fournisseurs affichés par les moteurs de recherche. Lors de la négociation, elle ne se préoccupe pas uniquement des tarifs, mais également des conditions d’achat :
- frais d’envoi d’échantillons,
- coût du transport,
- garanties,
- service après-vente ou fourniture de pièces de rechange,
- etc.
Concernant les avances, les usines réclament généralement 30 % à 50 % du montant hors transport au moment de la commande, le solde étant réglable à la fin de la production, avant expédition. Il convient de se méfier d’une demande de paiement intégral dès le départ.
Trouver un agent sourcing en Chine prend du temps. C’est la clé pour avoir la garantie de travailler avec un partenaire fiable.
Préparer son projet de faire produire en Chine
Un projet commercial avec un fournisseur chinois requiert une préparation rigoureuse. Étude du marché, comparaison de nombreuses offres, établissement d’un premier contact à distance ou sur place sont des étapes préalables indispensables.
Un cahier des charges complet, clair et précis rédigé en anglais est incontournable. Le fournisseur peut en effet profiter de la moindre faille pour se dédouaner d’une malfaçon. Lorsque tous les paramètres sont spécifiés dans les détails et mis à jour immédiatement à chaque changement, les risques de retard de production et de surcoûts sont limités.
Concernant la propriété intellectuelle, il est préférable de protéger ses produits dans les pays où ils seront commercialisés. Il sera de ce fait plus simple de poursuivre les revendeurs plutôt que les fabricants chinois en cas de contrefaçon. L’accompagnement d’un spécialiste pour les volets légaux et juridiques et par une société de contrôle qualité pour les questions techniques et relatives à la qualité est fortement recommandé.
Un partenaire local assure la formation des fournisseurs, contrôle le respect des exigences du client pendant la production, suit les expéditions, etc. Ces prestations sont évidemment rémunérées, ce qui peut rebuter certains acheteurs. Cependant, il s’agit d’un maillon essentiel de la chaîne d’approvisionnement pour accéder à une offre très large avec une meilleure maîtrise des risques.
Enfin, contrairement aux idées reçues, acheter en Chine n’est pas automatiquement synonyme de prix cassés. Pour obtenir des produits à la hauteur de leurs attentes, en fonction de leur nature et du marché, les entreprises doivent accepter de payer le prix correspondant. Si elles mettent trop de pression sur le prix, le fournisseur risque de choisir des matières premières de moindre qualité ou à faire des entorses aux processus afin de préserver ses propres profits.